Le déménagement vers un nouveau bureau est un événement passionnant pour toute entreprise, et il ne doit pas nécessairement être un processus stressant pour ceux qui le coordonnent.

Une enquête révèle que le déménagement est la deuxième tâche la plus stressante pour les propriétaires de petites entreprises après le recrutement de nouveaux employés. Par conséquent, la plupart des entreprises retardent leur déménagement et choisissent de rester dans des locaux exigus et coûteux.

Voici sept conseils essentiels en matière de déménagement de bureaux pour augmenter les chances d’un déménagement rapide et efficace.

1. Planifiez votre déménagement de bureau à l’avance

Les déménagements commerciaux nécessitent une planification et une préparation détaillées. Lorsque vous planifiez le déménagement, décidez de la date du déménagement et de la durée du processus, après quoi vous pourrez établir un calendrier. De plus, prévoyez un budget spécifique pour le processus de relocalisation. Il vous sera utile pour déterminer les coûts d’embauche des déménageurs et vous évitera de prendre des décisions mal informées.

2. Communiquez avec vos employés

La communication avec vos employés est l’un des conseils importants en matière de déménagement de bureaux dont vous devez tenir compte. Veillez à tenir votre personnel au courant des plans de déménagement et des calendriers. Informez-les des changements importants et des procédures à suivre dans les nouveaux locaux de l’entreprise :

– la nouvelle adresse ou les nouveaux numéros de téléphone et de fax

– les nouvelles règles de construction

– les modalités d’emballage sur le nouveau site, entre autres.

Vous pouvez les encourager à créer une liste de contrôle pour le déménagement afin de vous assurer que tous les points essentiels sont couverts et que rien n’est oublié. Si le changement peut être déstabilisant pour les employés, communiquer avec eux peut leur remonter le moral.

3. Désignez un chef de projet

Tout déménagement de bureau nécessite un travail d’équipe pour augmenter les chances de réussite. Il est également important de désigner un chef de projet pour faciliter tous les aspects du processus de relocalisation.

Le chef d’équipe doit avoir des capacités multitâches, un sens exceptionnel de l’organisation, des compétences de communication efficaces et une expérience du travail avec des budgets. Un excellent ensemble d’outils de gestion de bureau peut également contribuer à rendre la relocalisation plus harmonieuse.

4. Protégez vos données

Vous ne savez jamais ce qui peut arriver à vos fichiers et à votre matériel pendant le processus de déménagement. Vous pourriez finir par perdre des documents importants à cause de serveurs ou de disques durs endommagés. Il est donc important de sauvegarder vos données et de les protéger contre toute perte ou violation lors du déménagement.

Par exemple, vous pouvez utiliser un système numérique de gestion des visiteurs pour protéger les données de vos visiteurs et de votre personnel. Le plus intéressant, c’est que vous pouvez le déplacer en toute transparence puisqu’il est basé sur le cloud. De cette façon, vous démontrez votre conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD) puisque vous ne perdrez pas de données sur les personnes qui ont visité votre entreprise dans le passé.

5. Nettoyez votre bureau en profondeur

Ne déménagez pas avec des éléments dont vous n’avez pas besoin. Supprimez les vieux dossiers, déchiquetez les papiers inutiles, débarrassez-vous des vieux meubles et vendez ou donnez les équipements dont vous n’aurez plus besoin. Veillez toutefois à consulter vos comptables, car les articles donnés peuvent être amortis.

6. Engagez une entreprise de déménagement professionnelle

Il est essentiel d’engager une entreprise de déménagement pour faciliter un transfert de bureau sans heurts. Les entreprises de déménagement ont les connaissances, l’expertise et les ressources nécessaires pour que le processus de déménagement se déroule sans heurts. Elles fourniront des services d’emballage et de déballage afin de garantir que les articles de votre entreprise sont transférés en toute sécurité. Une entreprise de déménagement peut également identifier les besoins de votre entreprise et vous aider à élaborer un plan de déménagement adapté.

Veillez à choisir une entreprise bien établie, certifiée et assurée comme Des Bras en plus.

7. Mettez votre adresse à jour partout

Informez vos fournisseurs et vos clients de votre déménagement, de la nouvelle adresse de votre entreprise et de la date de reprise des activités normales. Veillez à mettre à jour vos cartes de visite, votre site web, votre papier à lettres et vos sites de médias sociaux. En outre, contactez Google pour faire modifier votre adresse et votre inscription en ligne un mois avant votre déménagement.

Le déménagement n’est pas aussi mouvementé qu’il n’y paraît. Si vous suivez ces conseils de déménagement – de la planification du processus à la sauvegarde de vos données, en passant par la communication avec les clients, les fournisseurs et les employés – vous serez en mesure de vous installer en douceur dans votre nouveau lieu de travail.