L’utilisation des sceaux et des tampons est assez fréquente chez les professionnels des métiers de la justice. En effet, dans ce domaine, la manipulation de document est courante. Outre son utilité sur le plan administratif, l‘utilisation de tampons personnalisés permet ainsi un gain de temps considérable.
Les professionnels de la justice : qui sont-ils ?
Les professionnels libéraux œuvrant dans les métiers de la justice sont précisément les notaires, les huissiers et les avocats. Pour ces derniers, on parle même de sceau officiel pour les documents officiels, qui nécessite une certaine procédure quant à sa conception. Néanmoins, ils peuvent toujours acheter un tampon encreur personnalisé à leur guise pour différentes utilisations.
Même si aucun texte de loi ne mentionne le terme « obligatoire », le tampon est indispensable pour les notaires, les huissiers et les avocats. Le notaire, en particulier, doit prêter serment en présence de son sceau officiel.
Qu’est-ce qu’une « Marianne » et qui doit l’utiliser ?
Une « Marianne » est un sceau officiel, conçu selon un modèle uniforme émis par l’administration, comportant entre autres l’effigie de la République. Ce sceau officiel est utilisé par le chef de l’État, par le gouvernement, par les communes, mais aussi par les professionnels des métiers de la justice. Toutefois, si un décret datant de 1971 parle de son caractère obligatoire pour les notaires, aucun texte ne mentionne son utilisation par les avocats ou les huissiers. Pour le notaire, ce tampon est utilisé sur tous les documents officiels, comprenant par exemple les actes authentiques, les copies authentiques ou les bordereaux.
L’utilisation d’un sceau Marianne requiert une autorisation délivrée par l’État. Il est obligatoire de se conformer à un modèle officiel pour sa conception. La Marianne peut être un tampon humide, un sceau à cire ou un marquage en relief, aussi appelé timbre à sec. La Marianne est ronde, représentant en son centre une image représentant la figure de la liberté avec la devise de la République. Elle comporte ensuite une bordure extérieure où sont inscrites les informations concernant le propriétaire.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
Encore une fois, ne prenons pas le terme « obligatoire » au pied de la lettre, puisqu’aucun texte ne le mentionne vraiment. Abordons ce terme comme s’il évoquait un choix logique et évident pour le professionnel, dans l’exercice de ces fonctions.
Les mentions obligatoires pour le cachet du notaire
Le sceau officiel du notaire doit donc être une Marianne, à l’image de l’effigie de la République. Le sceau doit contenir son nom, sa profession et la commune où il opère. Généralement, même s’il choisit d’utiliser un tampon non officiel, ce seront toujours ces mêmes informations qui doivent figurer dessus. Mais en remplacement de l’effigie de la République, il peut utiliser le logo officiel des notaires de France. Éventuellement, il peut aussi ajouter des éléments de contact, comme un numéro de téléphone ou une adresse.
Un notaire peut aussi utiliser un tampon pour numéroter les documents. Pour cela, il est d’usage d’utiliser le même type de tampon, rond ou ovale, avec un contour contenant les mêmes informations. Le milieu sera dans ce cas vide, ou comportant la mention « Numéro de dossier ». Le numéro en question sera ajouté au stylo, à moins que le notaire ait choisi un numérateur automatique. En outre, certains notaires utilisent aussi des tampons de type « Je certifie que… » ou « Je soussigné … » afin de gagner un temps précieux.
Les mentions obligatoires pour le cachet de l’huissier
Tout comme le notaire, l’huissier peut aussi utiliser une Marianne, comportant les mêmes informations. Cependant, il peut aussi utiliser le logo des huissiers de France, qui affiche d’ailleurs de légères ressemblances avec la Marianne. L’huissier a aussi besoin d’un tampon numéroteur automatique ou manuel.
En outre, l’huissier a spécifiquement besoin d’utiliser un tampon dateur afin d’authentifier les documents qu’il émet. Ce tampon dateur est même assez spécifique puisqu’il doit contenir des dates en toutes lettres.
Les mentions obligatoires pour le cachet de l’avocat
L’avocat a aussi le droit d’utiliser une Marianne, bien que très peu ait recours à ce type de tampon en France. Ce professionnel opte généralement pour un tampon plus complet, comportant entre autres ses coordonnées physiques et numériques. En effet, contrairement aux avocats et aux huissiers, l’avocat a besoin de se faire connaître davantage. Par ailleurs, l’avocat peut aussi utiliser un sceau officiel du barreau, comportant le logo des avocats, la fameuse balance, et la mention « Barreau de … ».
L’utilisation des tampons non officiels
Bien sûr, l’utilisation d’autres types de tampons chez ces professionnels de la justice n’est pas exclue. Comme nous l’avons déjà mentionné plus haut, le notaire utilise fréquemment des tampons contenant des formules toutes faites par exemple afin d’accélérer la procédure. De la même manière, des tampons comportant des mentions utiles de type « Urgent », « Payé », « Confidentiel », « Duplicata » sont aussi fréquemment utilisés dans ce domaine.
